Hvorfor befaringen avgjør resten av produksjonen
Når høsten starter, er det mange organisasjoner som planlegger konferanser for sesongen. Det er også nå befaringene bør gjøres, lenge før utstyret pakkes. På kurset bruker vi mye tid på lokalvurdering fordi nesten alle senere valg henger på det du ser og måler i rommet: hvor kameraene kan stå, hvor lydkabler kan gå og hvor sendingen kan miste forbindelsen.
Jeg har selv stått i mange saler der planen så god ut på papiret, men der en søyle skjulte halve scenen eller et vindu ga motlys midt på dagen. Slike forhold finner du bare ved å gå rommet etter, med blikket til et kamera og øret til en mikrofon. Verktøyene vi bruker er enkle, og det er poenget.
I denne artikkelen går jeg gjennom det jeg selv tar med på befaring, og hvordan du som arrangør kan bruke det samme på ditt første rom.
Målebånd og skisse: avstander som styrer kameravalget
Det første jeg tar opp av sekken er et langt målebånd og en blokk med rutepapir. Jeg måler avstand fra bakerste rad til scenekanten, bredden på scenen og høyden til taket. Disse tallene avgjør hvilken brennvidde kameraene må ha, og om du trenger en hevet plattform for å komme over hodene i salen.
Deretter tegner jeg en enkel skisse i målestokk. Jeg setter inn kamerapunkter, mikserbord, stikkontakter og nødutganger. Skissen viser raskt om kabelen til mikserbordet må krysse en gangvei, noe som krever kabelbro eller en annen plassering.
Skissen blir senere en del av produksjonsplanen og kan deles med lokalets tekniker, slik at alle snakker om det samme rommet.
- Mål avstand fra kameraplass til talerstol
- Merk alle stikkontakter og sikringsgrupper
- Tegn inn gangveier som må holdes frie
Lys: lysmåler, gardiner og tid på dagen
Lys er det som oftest overrasker. Jeg bruker en enkel lysmåler, ofte bare en app på telefonen, til å sammenligne lysnivået på talerstolen med resten av scenen. Store forskjeller gir et bilde der taleren enten er for mørk eller bakgrunnen brenner ut.
Jeg ser også på vinduer og hvordan sollyset flytter seg gjennom dagen. En konferanse som starter klokken ni kan ha helt annet lys enn befaringen klokken elleve. Hvis mulig befarer jeg på samme tid som arrangementet skal gå.
Spør om gardiner eller persienner fungerer, og om lyset i salen kan styres i soner. Å dempe publikumslyset litt og løfte scenelyset gir ofte et bedre bilde enn ekstra lamper.
Akustikk: klapp, lytt og ta opp en prøve
Akustikken vurderer jeg først med ørene. Jeg klapper i hendene midt i rommet og lytter etter etterklang. Hard glass og betong gir lang etterklang som gjør tale utydelig i opptaket, selv når den er grei for dem som sitter i salen.
Så tar jeg opp et par minutter tale med en håndholdt opptaker og lytter med hodetelefoner. Ventilasjon, kjøleskap i naboområdet og trafikk utenfor kommer tydelig frem. Slike lyder må løses før dagen, enten ved å slå av anlegget i pausene eller flytte mikrofonene nærmere taleren.
Spør lokalets tekniker om det finnes et fast lydanlegg du kan hente et signal fra. Det sparer deg for mange mikrofoner.
- Klapp og lytt etter etterklang
- Ta opp en lydprøve og hør gjennom hodetelefoner
- Noter ventilasjon og andre støykilder
Nettverk: hastighetstest og kabel foran trådløst
Nettverket tester jeg alltid selv, aldri bare på lokalets ord. Jeg kobler en laptop til den kabelen eller det uttaket vi skal bruke og kjører en hastighetstest, med særlig vekt på opplastingshastighet, siden det er den som bærer en direktesending.
Jeg gjentar testen på ulike tidspunkt hvis jeg kan, fordi delt nett i bygg med flere leietakere svinger. Der det er mulig foretrekker jeg fast kabel til en egen port, og jeg spør om nettet er delt med deltakerne i salen.
Hvis opplastingen er svak, avtaler jeg en reserve tidlig, for eksempel en mobilruter. Å finne ut dette tre uker før er en enkel sak. Å finne det ut under sending er det ikke.
Sjekklisten som samler alt på ett ark
Alt jeg måler og hører skriver jeg ned på en fast sjekkliste med samme rekkefølge hver gang: strøm, lys, lyd, nett, plass til utstyr, adkomst for lasting og kontaktperson i lokalet. Likt oppsett gjør at ingenting glemmes, og at to rom kan sammenlignes på tvers.
På kurset får du en slik mal og øver på den i et ekte lokale. Du lærer også å skrive kort og tydelig, slik at en kollega som ikke var med kan lese befaringen og forstå hva som må ordnes.
Sjekklisten leveres sammen med skissen til alle som skal jobbe på arrangementet, og den oppdateres hvis noe endres før dagen.
- Strøm og sikringer
- Lys og vinduer
- Lyd og støy
- Nett og reserve
- Plass, adkomst og kontaktperson
