Feilen begynner ofte før sendingen
Når vi går gjennom sendinger som ikke ble helt som planlagt, ligger årsaken sjelden i selve sekundene på lufta. Den ligger i det som ikke ble avklart dagen før: hvem som leser opp spørsmål, hvem som bestemmer når en taler får ordet, og hva som skjer hvis chatten blir uoversiktlig. En moderator som går inn i sendingen uten en avtalt arbeidsdeling, ender som regel med å gjøre tre ting samtidig.
Som hovedinstruktør ser jeg dette igjen hos kursdeltakerne i øvelsene våre. Den som har lest programmet nøye, men ikke fordelt roller, blir like stresset som den som kom uforberedt. Programmet sier hva som skjer, men ikke hvem som gjør hva. Det er en forskjell som først blir tydelig når sendingen er i gang.
Start derfor med en enkel rolleliste på én side. Skriv navn ved hver oppgave, også de som virker selvsagte. Når alle vet hvem som eier hvilken beslutning, blir resten av forberedelsene enklere å gjennomføre.
- Avklar hvem som leser spørsmål og hvem som velger dem
- Navngi en reserve for hver rolle
- Skriv rolleoversikten ut, ikke bare send den på e-post
Å la chatten styre tempoet
En vanlig feil er å svare på alt som dukker opp i chatten, i den rekkefølgen det kommer. Resultatet er at moderatoren hele tiden er et skritt bak, og at de som spør først får mest oppmerksomhet, uavhengig av hva spørsmålet handler om. Publikum merker det fort, og de stille deltakerne gir opp.
Et bedre utgangspunkt er å samle spørsmål i grupper. Når tre personer spør om det samme, leser du det opp én gang og nevner at flere har lurt på det. Det sparer tid, og det viser at du har fulgt med på helheten. Du trenger heller ikke svare på hvert innspill underveis.
Bestem på forhånd hvilke typer innlegg som skal videre til scenen og hvilke som kan besvares skriftlig etterpå. Da slipper du å vurdere hvert enkelt spørsmål i øyeblikket, og du kan konsentrere deg om overgangene.
- Grupper like spørsmål før du leser dem opp
- Sett av noen minutter til spørsmål etter hvert innlegg
- Svar skriftlig på det som ikke rekker å bli tatt opp
Uklare overganger mellom innlegg
Overgangene mellom talere er stedet hvor direktesendinger oftest mister rytmen. Taleren før er ferdig, den neste er ikke helt klar, og de som ser på sitter med en stillstand som varer lenger enn den burde. Moderatoren har da to alternativer, og ingen av dem er gode hvis man ikke har tenkt gjennom det.
Vi anbefaler å skrive et kort manus for hver overgang: en setning som avslutter forrige innlegg, en setning som presenterer neste, og en nødtekst hvis noe drøyer. Det trenger ikke bli lest ordrett, men det gir deg noe å falle tilbake på når tankene stopper opp.
Avtal også et tegn med bildeprodusenten og lydteknikeren. Når du sier «da går vi videre», skal de vite at de kan bytte kamera og åpne neste mikrofon. Uten et slikt signal oppstår små forsinkelser som til sammen blir en merkbar pause.
Å glemme de eksterne foredragsholderne
Når en taler deltar på video, blir den personen lett oversett i den daglige flyten på scenen. Moderatoren fokuserer på salen, og taleren på skjermen sitter og venter uten å vite når det er hennes tur. Resultatet er en innledning som starter med at hun må si «hører dere meg?».
Sjekk derfor inn med eksterne talere med jevne mellomrom, også når de ikke har ordet. Bruk en egen kanal som publikum ikke hører, og la taleren vite hvor mange minutter det er til hun skal på. Det gjør forskjellen mellom en rolig og en stresset start.
Ha en plan for bortfall. Hvis forbindelsen bryter sammen, skal moderatoren vite om det er rom for å bytte rekkefølge på programmet, eller om det må tas en pause. Avtal dette med arrangøren før sendingen, ikke mens taleren forsøker å koble til på nytt.
- Ha en privat kanal til eksterne talere
- Gi dem beskjed om tid til de skal på
- Bestem på forhånd hva som skjer ved bortfall
For mye snakk, for lite lytting
Mange nye moderatorer fyller stillhet med ord. Det er forståelig, siden stillhet på direktesending føles lang. Men en moderator som snakker for mye tar tid fra foredragsholderne og gjør innslagene tyngre enn de trenger å være. Det er nesten alltid bedre å la en pause stå noen sekunder.
Øv deg på korte formuleringer. Et godt spørsmål til en taler kan være en enkelt setning. En god introduksjon kan være to. Hvis du merker at du forklarer det taleren allerede har sagt, er det et tegn på at du bør stoppe.
Ta opp en prøvesending og hør den gjennom sammen med en kollega. De fleste oppdager raskt hvor mye de egentlig sier, og hvor ofte de begynner setninger med de samme fraser. Det er en enkel øvelse som gir mye læring for liten innsats.
Hva du kan gjøre i høstens arrangementer
På denne tiden av året starter mange organisasjoner konferanseseriene sine, og nye moderatorer får sine første oppdrag. Det er et godt tidspunkt å bygge rutiner som varer. Begynn med en prøvesending uten publikum, gjerne med en kollega som stiller krevende spørsmål i chatten.
Lag en sjekkliste for moderatorrollen og oppdater den etter hver sending. Skriv ned hva som overrasket deg, og hva du ville gjort annerledes. Etter tre eller fire arrangementer har du en liste som er tilpasset din organisasjon, og som neste person kan ta over.
I kurset trener vi på akkurat dette: å lede spørsmål, chat og overganger i realistiske scenarioer, med tilbakemelding fra instruktørene. Du får ikke garantier for at alt går knirkefritt, men du får verktøyene til å håndtere det som skjer.
- Test med en prøvesending før første arrangement
- Før logg etter hver sending
- Del sjekklisten med de andre i teamet
