Hvem skal moderere, og hva er rollen
Det første spørsmålet er enkelt, men blir ofte hoppet over: hvem sitter egentlig med moderatorrollen? På mange konferanser havner den hos den som tilfeldigvis har tid, og da blir chatten fulgt halvhjertet mellom to andre oppgaver. Moderatoren i en direktesending har én jobb, nemlig å ta vare på dem som ser på skjerm og sørge for at de blir hørt i salen.
Avklar derfor om moderatoren sitter i lokalet eller et annet sted, og om vedkommende kan høre og se det samme som deltakerne. En moderator som bare ser en forsinket strøm, vil alltid ligge etter. Be om en egen skjerm og egne hodetelefoner, slik at vedkommende kan følge sendingen uten å forstyrre salen.
Skriv også ned hva moderatoren ikke skal gjøre. Hvis vedkommende også skal styre kamera, mikse lyd eller svare på tekniske henvendelser, har du i praksis ingen moderator. Sett ett navn ved rollen og ett navn ved hver av de andre oppgavene.
- Ett navn på moderatorrollen, ikke to
- Egen skjerm og egne hodetelefoner
- Klar grense mot teknikk og regi
Hvordan publikumsspørsmål kommer inn og velges ut
Bestem før arrangementet hvor spørsmålene skal samles. Chatten, et eget skjema og tilrop fra salen kan alle fungere, men de må ikke bli tre parallelle strømmer som moderatoren må holde styr på samtidig. Velg gjerne én hovedkanal for nettdeltakere og la en person i salen samle spørsmål derfra.
Avgjør også hvem som velger ut spørsmålene. Moderatoren kan gjøre det alene hvis temaet er enkelt, men ved panelsamtaler med følsomme temaer er det lurt å ha en avtalt kollega å sjekke med. Slå sammen like spørsmål og les dem høyt i en nøytral formulering, så ingen deltakere blir utpekt.
Husk at spørsmål har en holdbarhet. Et spørsmål som kom inn tidlig i et innlegg, kan virke malplassert når talen er over. Lag en enkel rutine for hvor lenge et spørsmål beholdes, og hva som skjer med dem som ikke rekker å bli stilt.
- Én hovedkanal for spørsmål fra nettet
- Avtalt regel for sammenslåing av like spørsmål
- Plan for spørsmål som ikke rekker å bli stilt
Chatten: regler, tone og håndtering av uro
En åpen chat trenger noen få tydelige regler, og de må være synlige for deltakerne før sendingen starter. Skriv én kort setning om hva chatten er til for, og hva som fjernes. Det er langt enklere å henvise til en regel enn å forklare en beslutning midt i en sending.
Avtal på forhånd hva moderatoren kan gjøre alene, for eksempel å skjule en melding, og hva som skal videre til arrangøren. De fleste konferanser har få problemer, men én upassende kommentar kan fylle hele skjermen hvis ingen vet hvem som har ansvaret. Gi moderatoren fullmakt og et sted å melde fra.
Tenk også på de rolige øyeblikkene. En chat som står stille kan være et tegn på at nettdeltakerne ikke vet hvordan de skal delta. Be moderatoren stille et enkelt åpningsspørsmål i starten, slik at terskelen for å skrive blir lavere.
- Én setning om chattens formål, synlig i starten
- Klar fullmakt for å skjule meldinger
- Et åpningsspørsmål som senker terskelen
Overganger mellom innlegg og kontakt med regi
Overgangene er der de fleste direktesendinger mister tempo. Et innlegg slutter, applausen dør, og alle venter på at noen skal si noe. Moderatoren bør ha et kort manus for hver overgang: takk til taleren, ett spørsmål eller en oppsummering, og en presentasjon av neste innslag.
Avtal et fast signal mellom moderator og den som styrer sendingen. Det kan være en enkel linje i en intern kanal eller et håndtegn, så lenge begge kjenner det. Poenget er at moderatoren vet når bildet kommer på, og regien vet når moderatoren er klar til å snakke.
Ha også en plan for tid. Dersom en taler går over, må noen bestemme om spørsmålsrunden kortes ned eller om pausen tas. Skriv beslutningsretten ned på forhånd, så den ikke må forhandles frem mens publikum venter.
- Kort manus for hver overgang
- Fast signal mellom moderator og regi
- Avtalt hvem som kutter tid ved forsinkelse
Når noe går galt under sendingen
Selv med god forberedelse oppstår det avbrudd: en taler mister lyden, en forbindelse faller ut, eller et spørsmål havner på feil sted. Moderatoren er ofte den som må fylle stillheten, og da hjelper det å ha noen setninger klare. Rolig tone og ærlig informasjon fungerer bedre enn å late som ingenting har skjedd.
Lag en kort liste over de tre mest sannsynlige feilene og hva moderatoren skal si og gjøre i hver av dem. Øv gjerne på dette én gang før arrangementet, med en kollega som spiller teknikeren. Ti minutter med øvelse gjør stor forskjell når det blir alvor.
Avklar til slutt hvem som tar over hvis moderatoren selv faller ut. Selv en enkel reserveordning, som at programlederen i salen leser opp spørsmål fra en delt liste, sørger for at nettdeltakerne ikke blir glemt.
- Tre sannsynlige feil med ferdige setninger
- Kort øvelse med en kollega
- Reserveordning hvis moderatoren faller ut
Oppsummering før du bestemmer deg
Når du har gått gjennom listen, bør du kunne svare på fem ting uten å nøle: hvem som modererer, hvor spørsmålene samles, hvilke regler som gjelder i chatten, hvordan overgangene styres og hva som skjer når noe svikter. Mangler du svar på ett av punktene, er det der forberedelsen bør starte.
Listen er ment som et beslutningsgrunnlag, ikke et manus. Den hjelper deg å se om arrangementet trenger en dedikert moderator, eller om rollen kan deles med noen andre oppgaver. Ved små arrangementer med få nettdeltakere kan det holde langt. Ved store og åpne sendinger bør rollen være egen.
I kurset går vi gjennom nettopp disse punktene som øvelser, slik at du kan ta sjekklisten med deg til neste konferanse og tilpasse den til din organisasjon.
