Start med hva seerne skal se og høre
Før du velger utstyr, bør du skrive ned hva en seer hjemme trenger for å følge konferansen. Skal de se taleren, lysbildene eller begge deler samtidig? Hvor mange personer er på scenen om gangen, og beveger de seg rundt? Svarene avgjør hvor mange kameraer du trenger og hvor de bør stå, lenge før du bestiller noe.
I kurset ber jeg deltakerne tegne en enkel skisse av scenen og markere hvor blikket naturlig går. Det tar ti minutter, men gir et felles utgangspunkt for hele teamet. Mange hopper over dette og går rett på utstyrslisten, og da ender de ofte med kameraer som står på feil sted.
Ta også stilling til hvor mye variasjon som trengs. En enkel foredragsrekke med én taler om gangen klarer seg ofte med to vinkler. Et panel med fire personer og publikumsspørsmål krever mer planlegging, og det er bedre å vite det nå enn å oppdage det under prøvene.
Skriv til slutt ned hva som er viktigst om noe må kuttes. Hvis budsjett eller tid blir trangere enn forventet, har du da allerede en rangering du kan støtte deg på.
- Hvem skal være i bildet, og hvor lenge om gangen
- Skal lysbilder vises som egen kilde eller i bildet
- Hvor mange personer snakker samtidig på scenen
Kameravinkler: færre og bedre valgt
Et vanlig mistak er å tro at flere kameraer gir bedre sending. Hvert kamera må bemannes eller fjernstyres, og hver vinkel du ikke bruker er bortkastet innsats. Tenk heller i roller: ett hovedkamera som viser helheten, ett nærbilde av taleren, og eventuelt ett som fanger publikum eller panelet.
Sjekk høyden på kameraene mot scenen. Står de for lavt, ser taleren ut som om den snakker over hodene på de første radene. Står de for høyt, mister du øyekontakten som gjør en sending levende. Test med en person som går opp på scenen og leser noen minutter.
Se også på bakgrunnen bak taleren. Et vindu med dagslys, en blank skjerm eller en rotete vegg kan ødelegge et ellers godt bilde. Noen ganger er det enklest å flytte talerstolen noen meter, og det er mye lettere å gjøre dagen før enn midt i åpningen.
Husk at kameraoperatøren trenger sikt. Publikum som reiser seg, eller en plakat som henges opp i siste liten, kan blokkere den vinkelen du har planlagt hele oppsettet rundt.
- Gi hvert kamera en tydelig rolle
- Test høyde og avstand med en person på scenen
- Se på bakgrunnen bak talerstolen
Mikrofoner og lyd: det seerne tilgir minst
Seerne tåler en litt enkel bildekomposisjon, men dårlig lyd får dem til å gå. Velg mikrofoner ut fra hvordan folk faktisk snakker. En taler som står stille ved en talerstol kan bruke en fast mikrofon, mens en som går rundt trenger hodebøyle eller mygg. Panelsamtaler krever ofte én mikrofon per person.
Spør arrangørlokalet hva som allerede finnes i lydanlegget, og om du kan ta et eget uttak derfra. Da slipper du å doble utstyr, men du må være sikker på at miksen til salen ikke også påvirker sendingen din. Avklar hvem som har ansvar for hva.
Planlegg for batterier og frekvenser. Trådløse mikrofoner bør ha ferske batterier ved start og reservesett i lommen. Hvis flere arrangementer går i samme bygg, kan frekvenser kollidere, og det må sjekkes på forhånd.
Til slutt bør noen lytte til sendingen i hodetelefoner under hele arrangementet. Salens lyd forteller deg lite om hva seerne faktisk hører.
- Velg mikrofontype etter hvordan taleren beveger seg
- Avklar uttak fra husets lydanlegg
- Ha reservebatterier og en som lytter i hodetelefoner
Den beste planen faller sammen hvis kablene ikke rekker fram. Mål avstanden fra kamerapunktene til miksepulten, og sjekk at du har nok lengde uten å legge ledninger der folk går. Teip og kabelbroer er billig sikkerhet, og et snublende publikum er verre enn et tungt oppsett.
Se etter stikkontakter og sikringer. Mange lokaler har få uttak nær scenen, og det er lett å overbelaste en gruppe når både lys, lyd og video skal gå på samme krets. Spør vaktmester eller teknisk ansvarlig om hvor strømmen kommer fra.
Tenk også på internettilkoblingen, selv om denne listen handler om kamera og lyd. Kablet nett til kodeutstyret er tryggere enn trådløst, og båndbredden må være avklart før du bestemmer hvor utstyret skal stå.
Ha en plan for oppsett og nedrigging. Hvor mye tid har du før dørene åpner, og hvor mye tid etter? Det påvirker hvor komplisert oppsettet kan være.
- Mål kabellengder og legg dem trygt
- Kartlegg strøm og sikringer ved scenen
- Sett av tid til oppsett og nedrigging
Test og reserveplan
Ingen sjekkliste erstatter en reell prøve. Sett av tid til en gjennomkjøring der talere står på sine plasser, mikrofonene er koblet til og sendingen går til en lukket mottaker. Ta opp prøven og se den i etterkant. Det avslører ting du ikke ser mens du står midt i det.
Bestem på forhånd hva som skjer hvis noe svikter. Hvis hovedmikrofonen faller ut, har du en ekstra klar? Hvis ett kamera mister signal, kan du gå til et annet uten at seerne merker det? Skriv ned tre eller fire scenarioer og hvem som gjør hva.
Sørg for at alle på teamet vet hvem som bestemmer under sending. En tydelig ansvarsfordeling betyr mer enn dyrt utstyr når det oppstår en uventet pause.
Til slutt: ta opp lyden separat om mulig. Da har du noe å falle tilbake på ved redigering, selv om sendingen skulle hakke.
- Kjør en full prøve med talere på plass
- Skriv ned tre til fire feilscenarioer
- Avtal hvem som bestemmer under sending
Spørsmål å stille deg selv før du bestemmer
Gå gjennom listen en siste gang og se om du kan svare ja på hvert punkt. Vet du hvem som skal sees og høres, og hvordan? Har du valgt vinkler med en grunn? Er mikrofonene riktige for hver taler, og er det reserve? Er kabler, strøm og tid avklart?
Hvis noe er uklart, er det billigere å avklare nå enn på selve dagen. Ring lokalet, snakk med talerne, og be om en prøvetid. Det koster lite sammenlignet med en sending som må stoppes.
Vurder også om du trenger hjelp. Noen organisasjoner klarer det meste selv, andre ønsker støtte på lyd eller bilde. Det er ikke noe nederlag å ta inn noen for den delen du er minst trygg på.
Når du har svart ærlig på alt dette, står du mye tryggere i valget av oppsett. Det er hele poenget med listen.
