Kari og lokalet hun var sikker på
Kari er kommunikasjonsansvarlig i en mellomstor organisasjon, og hun skulle sende årsmøtet direkte for første gang. Lokalet hadde de brukt i flere år, og hun var trygg på at det fungerte. Bildene fra tidligere møter viste en lys sal med pene stoler og en tydelig scene.
Hun meldte seg på kurset fordi hun ikke ville stå alene med ansvaret den dagen. Under den første økten ba jeg alle kursdeltakere beskrive lokalet sitt uten å bruke bilder. Kari fant raskt ut at hun kunne fortelle hvor scenen sto, men ikke hvor strømuttakene satt, hvor bredt nettet nådde eller hvordan lyset endret seg utover dagen.
Det var utgangspunktet for den første befaringen hun gjorde på egen hånd, med sjekkliste i hånden og en times tid til rådighet en tirsdag formiddag.
Befaringen: lys, vegger og vinduer
Kari begynte med lyset, fordi det er det man legger merke til først. Salen hadde store vinduer langs den ene langveggen. Klokken elleve, da hun var der, var det behagelig og mykt. Hun tok likevel med seg at møtet skulle starte klokken fjorten, og at sola da ville stå lavt inn fra siden.
Hun stilte seg der kameraet ville stå og så mot scenen. Talerne ville få skarpt sidelys i ansiktet, mens bakgrunnen kunne bli mørk i bildet. Kameraet tåler slike kontraster dårligere enn øyet gjør.
Hun noterte at persienner eller tykke gardiner måtte på plass, og at scenebelysningen måtte testes på samme tid på dagen som selve møtet. Det er et enkelt grep, men mange hopper over det fordi salen ser fin ut når de besøker den.
- Besøk lokalet på samme tid som arrangementet skal gå
- Se mot scenen fra kameraposisjonen, ikke fra salen
- Sjekk hvor dagslyset kommer inn og om det kan skjermes
Akustikken du ikke hører før noen snakker
Det neste var lyden. Kari klappet i hendene midt i rommet, slik jeg viser på kurset, og hørte et tydelig ettertrykk. Salen hadde harde flater, glassfasade på ene siden og gulv uten teppe. Slik rom gir etterklang som en tilhører i salen knapt merker, fordi hjernen filtrerer den bort.
I en sending blir det annerledes. Mikrofonen plukker opp rommet like mye som stemmen, og seerne hjemme får en hul og utydelig lyd. Hun ba en kollega lese høyt fra scenen mens hun lyttet fra ulike steder, og ble overrasket over hvor mye som varierte.
Konklusjonen hennes var at taleren må ha en mikrofon tett på munnen, helst en pannemikrofon eller en håndholdt, og at romlyd fra salen ikke skal være hovedkilden til lyden i sendingen.
Nettverket som alle trodde var i orden
Kari hadde regnet med at lokalet hadde godt trådløst nett, siden det ble brukt til konferanser. Hun testet det likevel, med telefonen oppe på scenen og midt i salen. Opplastingen var svak, og den falt kraftig da hun lot en kollega koble seg på samtidig.
Gjestenettet var delt mellom alle som kom, og en direktesending trenger stabil opplasting hele veien, ikke bare høy hastighet på papiret. Hun spurte vaktmesteren om det fantes nettverksuttak i rommet. Det fantes ett, bak en dør ved siden av scenen, og det var ikke i bruk.
Planen ble å trekke en kabel fra uttaket til sendeplassen og be om et eget nett for produksjonen. Hun skrev også ned hvem som kunne åpne døren og slå på uttaket om morgenen.
- Test opplasting på selve sendeplassen, ikke bare i foajeen
- Be om kablet nett når det går an
- Avklar hvem som har nøklene og tilgang til nettskapet
Hvor utstyret skal stå
Til slutt tegnet Kari en enkel skisse av salen. Hovedkameraet skulle stå bak i midtgangen, med fri sikt til talerstolen. Hun merket av at to rader med stoler måtte fjernes, ellers ville publikum gå rett foran linsen hver gang noen reiste seg.
Lydbordet fikk plass ved siden av kameraet, slik at den som mikser kan se scenen og høre sendingen i hodetelefoner. Kablene fra scenen måtte legges langs veggen og ikke over gangen, både av hensyn til sikkerheten og for å slippe uro i bildet.
Hun målte også avstanden til nærmeste stikkontakt og så at forlengerkabelen hun hadde tenkt å bruke var for kort. Slike små funn koster ingenting dagen før, men kan stoppe en hel sending på selve dagen.
Hva som ble annerledes på selve dagen
Årsmøtet gikk av stabelen noen uker senere. Kari hadde fått satt opp gardiner, bestilt kablet nett og planlagt mikrofoner til alle som skulle snakke. Hun kom to timer før døren åpnet og gikk gjennom skissen punkt for punkt.
Ikke alt gikk smertefritt. En av mikrofonene hadde tomt batteri, og hun måtte bytte i en pause. Men sendingen kom ut stabilt hele tiden, og lyden var klar nok til at de som fulgte hjemmefra kunne følge med uten å skru opp volumet.
Det hun trakk fram etterpå, var ikke utstyret, men at hun hadde sett lokalet slik kameraet og mikrofonen ser det. Det var forskjellen fra forrige gang de hadde brukt det samme rommet.
