Hvorfor høsten krever en ny befaring
Mange arrangører bruker samme lokale år etter år og antar at alt er som sist. Men et lokale endrer seg mellom sesongene. Mørkere ettermiddager betyr at dagslyset ikke lenger hjelper kameraene, og salen kan se helt annerledes ut klokken fire enn klokken ti. Vi anbefaler derfor å gå gjennom lokalet på nytt hver gang du planlegger en sending i oktober, november eller desember.
Som lydinstruktør hører jeg ofte at det var lyden som ble den store overraskelsen. Et rom som fungerte fint i juni med åpne vinduer og få gjester, kan i november ha dratt på seg tunge gardiner, ekstra stoler eller en ny ventilasjonsrutine som susar hele dagen. Derfor starter befaringen alltid med å lytte, ikke med å se. Stå stille i salen i to minutter uten å snakke, og skriv ned alt du hører.
Lys når dagslyset forsvinner
Kamera ser lys annerledes enn øyet. Et talerpodium som virker godt opplyst for deg, kan bli en mørk silhuett mot en lys bakvegg. Høsten gir lavt sidelys gjennom vinduer, og det flytter seg mens programmet går. Test lyset på samme tidspunkt som arrangementet skal avholdes, og se på talerens ansikt gjennom en kameraskjerm, ikke bare med blotte øyne.
Legg merke til om lokalets egne lamper kan dimmes i soner. Ofte er det mulig å slå av raden nærmest scenen og beholde resten, slik at publikum ser notatene sine mens taleren får jevnt lys. Spør vaktmesteren eller teknisk ansvarlig hvem som styrer dette, og få det avklart skriftlig før dagen. Det sparer deg for en nervøs telefon midt i åpningsinnlegget.
- Sjekk lyset på klokkeslettet arrangementet faktisk går
- Se på talerens ansikt gjennom kameraet, ikke med øyet
- Finn ut hvilke lamper som kan dimmes hver for seg
Akustikk: hva rommet gjør med stemmen
Hard akustikk gir etterklang som kameraets mikrofon forsterker. Klapp i hendene midt i rommet og lytt etter hvor lenge lyden henger igjen. Lang etterklang betyr at du bør plassere mikrofonene nær taleren, og at takmikrofoner eller kamera-mikrofon alene sjelden holder. Tepper, tunge gardiner og fulle stolrader demper, så et fullt rom låter bedre enn et tomt, noe du må ta høyde for ved test.
Husk også støy utenfra og innenfra. Høstregn mot takvinduer, ventilasjon som går på full styrke og kaffemaskiner i foajeen kommer alle med på opptaket. Be om å få slå av eller skru ned det som kan reguleres under selve sendingen, og noter hva som ikke lar seg stanse. Da vet lydteknikeren på forhånd hva som må filtreres bort.
- Klapp i hendene og lytt etter etterklang
- Registrer ventilasjon, regn og støy fra foajeen
Nettverk: den kjedelige avgjørelsen som redder dagen
En direktesending lever og dør med opplastingshastigheten. Det vanlige gjestenettet i et konferansesenter er delt med hundrevis av deltakere og er ikke til å stole på. Spør om en dedikert kabelforbindelse til sendepunktet, og be om å få vite hvilken hastighet oppover som er garantert, ikke bare hva nettet klarer nedover.
Test forbindelsen selv under befaringen, helst på tidspunktet da salen er full. Mange lokaler har god kapasitet om morgenen og trege nett etter lunsj når deltakerne er på mobilene. Skriv ned portnummer, nettverksnavn og kontaktperson hos lokalet. Har du i tillegg en reserveforbindelse, for eksempel mobilt bredbånd, bør også den testes på stedet, siden dekningen inne i store saler kan overraske.
- Be om kabel til sendepunktet, ikke bare gjestenett
- Mål opplastingshastighet når salen er full
- Noter kontaktperson og reserveforbindelse
Plassering av utstyr og ferdsel i salen
Tenk gjennom hvor kameraene skal stå før du kommer med stativene. Et kamera midt i publikumsrekkene irriterer dem som sitter bak, og kabler over gangveier er både et sikkerhetsproblem og en brannvernsak. Mål avstanden fra kamerapunktet til scenen, og sjekk at objektivet rekker uten at du må stå i veien for noen. Tegn en enkel skisse med mål og ta bilder fra kamerahøyde.
Sørg også for strøm. Finn ut hvor mange uttak som finnes nær mikseren og sendepunktet, og om gruppene tåler lasten. Be om å få vite hvor sikringsskapet er, og hvem som har nøkkel. Høsten bringer ofte ekstra utstyr som varmeovner og ladere, som kan overbelaste en krets akkurat når sendingen starter.
- Mål avstand fra kamerapunkt til scene
- Legg kabler utenom gangveier
- Kartlegg strømuttak og sikringsskap
Skriv ned funnene mens du står der
Befaringen er verdiløs om funnene bare sitter i hodet ditt. Bruk en fast mal med punkter for lys, lyd, nett, strøm og plassering, og fyll den ut på stedet. Ta bilder av alt som er viktig, og noter dato og klokkeslett for hver måling, slik at du kan sammenligne med neste lokale eller neste sesong.
Del dokumentet med resten av produksjonsgruppen samme dag. Da kan den som ordner lyd og den som tar kamera lese de samme tallene, og avvik fanges opp i god tid. I kurset øver vi nettopp på dette: du befarer et lokale, fyller ut malen og leverer en kort rapport som en arrangør kan handle ut fra.
