Spørsmålet som kommer først
Når vi snakker med kommunikasjonsansvarlige som skal sende sin første konferanse direkte, kommer ett spørsmål oftere enn alle andre: hva skjer hvis foredragsholderen på video faller ut mens hundrevis av folk ser på? Det er et rimelig spørsmål, og svaret er mer betryggende enn mange tror.
Bortfall er ikke et tegn på at produksjonen har feilet. Det er en kjent risiko ved all kobling over nett, og den kan håndteres med forberedelse. Forskjellen på en pinlig stillhet og en rolig overgang ligger nesten alltid i hva som ble avtalt før sendingen startet, ikke i hva utstyret klarer.
I denne artikkelen går jeg gjennom hvordan vi på kurset lærer deg å koble inn talere på video, teste forbindelsen i forkant og ha en plan når noe går galt. Dette er den andre delen av pensumet om eksterne foredragsholdere, og den handler om selve spørsmålet fra salen.
De fleste bortfall skyldes noe helt hverdagslig. Foredragsholderen sitter på et hjemmenett som deles med andre, en bærbar PC starter en oppdatering midt i innlegget, eller en nettleserfane spiser opp minnet. Sjeldnere er det selve konferansesenteret som har problemer.
Derfor begynner arbeidet hos taleren, ikke hos deg. Du bør vite hvilken type tilkobling vedkommende har, om det er mulig å bruke kabel i stedet for trådløst, og om vedkommende sitter et sted der andre kan forstyrre. Tre enkle spørsmål i en e-post uker før arrangementet fanger opp det meste.
Vi øver på dette med konkrete scenarioer i kurset. Deltakerne får spille både taler og produsent, slik at de kjenner på hvordan et bortfall oppleves fra begge sider. Det gjør det lettere å stille de riktige spørsmålene i god tid.
- Spør om kabel eller trådløst nett
- Be om at andre programmer og oppdateringer lukkes
- Avklar hvor taleren sitter og hvem som kan forstyrre
Testen som tar femten minutter
En teknisk test bør ikke være en formalitet. Sett av tid, helst en til to dager før arrangementet og på samme tid på døgnet som innlegget skal holdes, siden belastningen på nettet varierer. Bruk samme program, samme utstyr og samme sted som under selve sendingen.
Under testen sjekker du bilde, lyd og stabilitet over tid, ikke bare at det virker i ti sekunder. La taleren snakke i fem minutter, bevege seg litt og dele skjermen med presentasjonen. Flere problemer dukker først opp når skjermdeling og kamera går samtidig.
Marius-øvelsen i kurset går ut på å skrive en testprotokoll du kan gjenbruke. Den noterer hva som ble kontrollert, hva som ble justert og hvem som har telefonnummeret til taleren hvis bildet forsvinner. Slik slipper du å starte på nytt hver gang.
- Test på samme tid av døgnet som innlegget
- Kjør kamera og skjermdeling samtidig
- Noter telefonnummer til taleren i protokollen
Når det likevel skjer: planen i tre trinn
Selv med god testing kan en forbindelse bryte sammen. Da trenger du en plan som alle på produksjonen kjenner. Første trinn er at moderatoren fyller tiden med en kort, rolig setning til publikum, slik at ingen sitter i uvisshet. Det er ofte nok til å vinne et halvt minutt.
Andre trinn er å prøve å få taleren tilbake. En produsent som ikke er opptatt av noe annet ringer taleren på telefon og ber vedkommende lukke og åpne møtet på nytt. Tredje trinn er reserveløsningen: et forhåndsinnspilt innlegg, en lydforbindelse over telefon, eller en omrokkering av programmet slik at neste innlegg tas først.
Poenget er at beslutningen om hvilket trinn dere går til, tas på forhånd og ikke i panikk. Avtal en tidsgrense, for eksempel at etter to minutter uten bilde bytter dere til reserveplanen, og skriv den ned.
- Moderatoren dekker først med en rolig setning
- En egen person ringer taleren tilbake
- Reserveplan: opptak, telefonlyd eller ny rekkefølge
Hvem gjør hva under sendingen
Mange problemer med eksterne foredragsholdere handler om uklart ansvar. Hvis moderatoren både skal lede samtalen, følge chatten og feilsøke forbindelsen, går noe galt. Del rollene før dere starter, selv om teamet er lite.
Minimumsoppsettet er en moderator som snakker med publikum, og en produsent som tar seg av taleren og teknikken. Produsenten har egen kanal til taleren som publikum ikke hører, slik at beskjeder som «du er frosset» eller «hev stemmen litt» kan gis uten å avbryte sendingen. Hvis dere er flere, kan en tredje person følge lyd og bilde.
På kurset trener vi på denne arbeidsdelingen i praktiske øvelser, og du får en enkel rolleoversikt du kan tilpasse til din organisasjon. Den bør henge synlig i kontrollrommet under hele arrangementet.
Det talerne selv trenger å vite
En ekstern foredragsholder som forstår hva som forventes, gjør jobben din enklere. Send en kort veiledning dagen før: hvor kameraet skal stå, at lyset bør komme forfra, at hodetelefoner gir bedre lyd, og at taleren bør ha en rolig bakgrunn. Hold den kort, ellers blir den ikke lest.
Si også tydelig hva taleren skal gjøre hvis noe går galt. Å vite at man ikke skal prøve å fikse alt selv, men vente og svare på telefonen, tar bort mye stress. Mange faller ut fordi de panikkstarter datamaskinen i stedet for å vente.
Husk å takke og gi tilbakemelding etterpå. Talere som har hatt en god opplevelse stiller gjerne opp igjen, og du får en liste over personer som allerede er testet og kjenner oppsettet ditt.
- Kameraet i øyehøyde, lys forfra
- Hodetelefoner gir renere lyd
- Ved bortfall: vent og svar på telefon
