Hvorfor ekstern taler ikke er gratis å ta imot
Mange arrangører regner med at en taler på video bare er en lenke i en invitasjon. I praksis legger en ekstern taler til en egen produksjonsoppgave: noen må teste forbindelsen, følge med på bilde og lyd, og ha en plan klar hvis noe faller ut. Det er dette arbeidet, og ikke selve videosamtalen, som driver prisen.
Jeg har sett budsjetter der en taler på video var satt opp med null kroner, fordi tjenesten er gratis å bruke. Så kom selve dagen, og én person fra teamet satt i førti minutter og ryddet opp i lyd som ikke virket. Den tiden ble betalt, bare ikke av dem som hadde laget budsjettet.
Når du lærer å koble inn talere på video, er det første du øver på å se hva som faktisk ligger i oppgaven. Det gjør det mye enklere å sette en ærlig pris og å forklare den til den som skal godkjenne regningen.
Antall talere og lengden på innleggene
Den enkleste prisdriveren er antall eksterne talere. Hver taler trenger sin egen test, sin egen kontaktperson og sin egen plass i rekkefølgen. Én taler på tjue minutter er en liten jobb. Seks talere fordelt utover en dag er en helt annen, selv om den samlede sendetiden er den samme.
Overgangene mellom talerne teller også. Hver gang vi bytter fra salen til en ekstern taler, må bilde, lyd og tekstplakat byttes, og noen må si klart fra til taleren når vedkommende er på. Flere bytter betyr flere punkter der noe kan gå galt, og det krever mer oppmerksomhet fra den som styrer sendingen.
Lange innlegg er ikke nødvendigvis dyrere enn korte. Et langt innlegg fra én taler som er godt testet, er ofte rimeligere å styre enn fem korte innlegg som hver skal kobles opp på nytt.
- Flere talere gir flere tester og flere overganger
- Korte innlegg i tett rekkefølge krever mest oppfølging
- Én godt testet taler på lenger tid er det rimeligste å styre
Testing på forhånd: der pengene gjør mest nytte
Forhåndstesten er den posten som lettest strykes og som oftest angres på. En test på ti til femten minutter, noen dager før arrangementet, avdekker det meste: svak nettforbindelse, mikrofon som støyer, kamera som står så lavt at vi ser taleren nedenfra.
Da får taleren også tid til å fikse det, i stedet for å gjøre det med to hundre seere som venter. Jeg anbefaler å sette av tid til én test per taler og regne den som en fast del av prisen, ikke som et tillegg som kan velges bort.
Testen er også anledningen til å avtale hva som skjer hvis forbindelsen bryter sammen. Hvem ringer taleren? Hvilket nummer brukes? Hvor lenge venter vi før vi går videre i programmet? Slike avtaler koster ingenting å lage, men de sparer dyrt stress under sending.
- Test hver taler minst en gang, gjerne noen dager før
- Avtal ringenummer og ventetid før arrangementsdagen
- Be taleren bruke kablet nett og samme utstyr som i testen
Beredskap ved bortfall
Bortfall er den delen som fortjener en egen linje i budsjettet. Noen ganger holder det med en ekstra person som kan ringe opp taleren og styre salen mens problemet løses. Andre ganger trenger du en reserveløsning, for eksempel at taleren sender et forhåndsinnspilt innlegg som kan spilles av hvis linjen faller ut.
Et forhåndsinnspilt innlegg krever at taleren setter av tid til å lage det, og at vi mottar og kontrollerer filen i god tid. Det er ekstra arbeid, men for et viktig hovedinnlegg er det forsikringen mange arrangører ønsker seg.
Det jeg ser oftest, er at beredskapen blir valgt bort for å spare penger, og så brukt likevel i form av improvisasjon. Å bestemme på forhånd hvilken løsning du vil ha, er billigere enn å finne den opp midt i sendingen.
- Ekstra person for oppringing og oppfølging av taleren
- Forhåndsinnspilt reserveinnlegg for sentrale talere
- Klar beskjed til salen om hva som skjer ved avbrudd
Utstyr, nett og hva taleren har hjemme
Mye av kostnaden avhenger av hva taleren selv har. En taler som sitter på et godt kontor med kablet nett og headset, krever lite. En taler som deltar fra en hotellrom med trådløst nett og laptopmikrofon, krever mer testing og ofte lånt utstyr.
Noen arrangører velger å sende en enkel utstyrspakke til talere som skal levere mye, for eksempel en webkamera og en mikrofon. Det er en reell utgift, men den gir jevnere bilde og lyd, og gjør at vi bruker mindre tid på feilsøking.
Når du setter opp budsjettet, kan du dele talerne i to grupper: de som har godt oppsett og bare trenger en test, og de som trenger hjelp. Da ser du raskt hvor tiden går, og du kan gi hver gruppe riktig oppfølging uten å overbetale for dem som klarer seg selv.
Slik setter du sammen et realistisk budsjett
Start med å telle talerne og skriv ned tidspunktet for hver. Legg til én test per taler, og avgjør hvilken beredskap hvert innlegg trenger. Til slutt vurderer du om noen bør få utstyr tilsendt. Da har du de fire postene som utgjør kostnaden: oppfølging under sending, testing, beredskap og eventuelt utstyr.
Spør gjerne om en oppdeling av prisen i stedet for en samlet sum. Da ser du hva du betaler for, og du kan bestemme selv om en post er verdt det for akkurat ditt arrangement. Et konferanseprogram med to eksterne talere trenger sjelden samme oppsett som et med ti.
Husk at høst og vinter er travle perioder for arrangører, og at tid til testing da lett blir trang. Det er et godt argument for å bestille og teste tidlig, ikke bare for prisens skyld, men for ro rundt hele produksjonen.
- Tell talere og noter tidspunkt for hver
- Regn med én test per taler som fast post
- Be om pris delt opp i oppfølging, test, beredskap og utstyr
